深圳市同人慈善基金会档案管理制度

为了加强深圳市同人慈善基金会各类文件、文书及重要资料的收集、整理、建档和保管，切实提高本基金会文书档案的综合利用效率，特制定本制度。

一、档案管埋部门

本基金会秘书处综合办公室是本基金会文书档案的管理部门，其主要职责如下：

（一）组织制定或参与制定档案立卷、建档和归档工作的相关规章制度。

（二）认真做好基金会、秘书处各类文书档案的收集、整理、保管和利用工作。

（三）指导和监督本基金会其他部门各类文件、材料的立卷归档工作。

（四）负责做好永久性档案保存或向有关档案机构的移交工作。

（五）努力提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

二、档案管理体制

（一）归档范围

1.规范性文件：包括上级颁发、需要本基金会执行的，或由本基金会制发的各种正式文件、规章制度等。

2.本基金会章程、理事会、监事会形成的文件、决议及重要材料。

3.本基金会的各种工作计划、总结、报告、领导批示、会议纪要、工作简报、新闻稿件、项目资料、图片等。

4.本基金会与有关单位、部门签订的各类合同、协议书等文件材料。

5.证件性文书资料：包括基金会法人登记证书、银行开户许可证以及本基金会获得的各类荣誉牌匾、锦旗、证书、达标证书和证明等。

6.财务、会计及其管理方面的文件材料。

7.员工劳动合同、劳动工资、人事、法律事务管理等方面的文件材料。

8.本基金会固定资产、设备仪器登记、保管方面的文件材料。

9.声像制品资料：包括本基金会在其各种公益慈善活动活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录或拷贝下来的各种资料。

10.本基金会对外的正式发文和与相关机构来往的各种函件。

2、管理部门

（一）由综合办公室负责档案的集中管理；

（二）合作与交流发展部、项目管理部、综合管理部以及秘书处日常开展工作中积累的所有档案，包括：文件、协议合同、项目资料、图片、录音、视频、函件、填报资料、财务文件、会计资料、账表、票据等，应每季度汇总移交综合办公室负责统一管理；

（三）已建档留存的档案文件不得随意处置，如有借阅、使用、更新需报秘书长审批。

三、档案的分类与编制

（一）综合办公室应及时将各部门日常工作中所涉档案资料收集完整。

（二）档案应按照年份、部门进行分类，并设立类目，编制文件编号。

（三）各部门向综合办公室移交档案资料时应登记所交付档案的具体明细。

四、档案借阅

（一）档案的借阅方式

1.提供档案原件。

2.提供档案复印件。

3.提供文件索引资料。

（二）档案的借阅管理

1.凡需使用档案者，均须填写《文件调阅单》；

2.一般案卷仅供在阅看、复印，不得带离基金会办公室；

3.借阅期限不得超过10个工作日，到期归还；如需再借，应办理续借手续；

4.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告秘书长；

5.外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经领导批准后方可借阅，且不得带离基金会办公室。其复印内容也须经领导同意，且审核后方能带出。

五、档案销毁管理

（一）对已失效的档案，由档案管理人员登记造册，经秘书长鉴定，报理事长批准后，按规定销毁；

（二）经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值后，再行销毁，以免误毁。

（三）销毁文件必须在基金会内进行，文件销毁后，档案管理人应在销毁注册上签字。

五、本制度自发布之日起执行。

2020年12月25日